Blog

Wesele i ślub – kiedy rozpocząć organizację i jak zaplanować zadania? – część 1

Niektórych może przerażać ogrom zadań, jakie czekają na młodą parę w czasie organizacji wymarzonej uroczystości. Dlatego stworzyłyśmy praktyczny poradnik dla narzeczonych, którzy planują wesele i ślub. Jeśli zastanawiasz się: od czego zacząć, z jakim wyprzedzeniem zarezerwować salę weselną, ile kosztują usługi zespołu i fotografa, kiedy zamówić zaproszenia ślubne i tort weselny? Odpowiedzi na te pytania, czyli harmonogram przygotowań, kosztorys oraz mnóstwo wskazówek, jak zaoszczędzić budżet i czas znajdziesz w naszym poradniku.

Oto plan, który pozwoli wam zorganizować wesele marzeń krok po kroku:

→ Od czego zacząć organizację ślubu i wesela?

• Wybór terminu
• Koncepcja wesela
• Lista gości
• Budżet i kosztorys

→ Najważniejsze zadania:

• Wybór obiektu weselnego
• Muzyka: zespół, dj, wodzirej
• Fotograf i kamerzysta
• Dekoracje, aranżacja sali

→ Stroje młodej pary:

• Strój panny młodej: suknia ślubna, buty, fryzura
• Strój pana młodego: garnitur, mucha, dodatki
• Obrączki

→ Ceremonia ślubna:

• Ślub cywilny
• Ślub kościelny (konkordatowy)
• Zaproszenia na ślub (papeteria ślubna)

→ Szczegóły wesela:

• Pierwszy taniec
• Menu weselne: dania, tort, alkohol
• Atrakcje weselne
• Ułatwienia dla gości (nocleg, transport)
• Plan dnia weselnego (scenariusz ślubu)

Ruszamy. Od czego zacząć organizację wesela i ślubu?

1. Wybierzcie termin wesela

Gdy emocje po oświadczynach opadną, pora na konkrety. Termin ślubu i wesela to pierwsza rzecz, jaką musicie ustalić. I choć zdecydowanie nie należy go opóźniać, dobrze jest dać sobie trochę czasu na przygotowania. W końcu ma to być najpiękniejszy i najbardziej pamiętny dzień Waszego życia (albo przynajmniej jeden z takich dni).

Ile czasu potrzeba by zorganizować ślub i wesele?

Jeśli nie gonią Was żadne ważne terminy, dajcie sobie przynajmniej rok. Optymalnie 1,5 roku, maksymalnie – 2 lata.

Jaki miesiąc wybrać? Załóżcie sobie kilka idealnych dat: np. późna wiosna, koniec lata, wczesna jesień. Jak okaże się później przy wyborze miejsca, będziecie musieli zachować pewną elastyczność, warto jednak wstępnie ustalić, jaka pora roku Was interesuje.

# WSKAZÓWKA:

Jeśli macie ograniczony budżet, zastanówcie się nad ślubem poza sezonem. Późna jesień albo wczesna wiosna nie gwarantują pogody, ale koszty organizacji wesela w tym okresie mogą się okazać dużo niższe.

2. Koncepcja, czyli jak ma wyglądać wesele i ślub?

Zastanówcie się nad waszą wizją tego dnia. Najważniejsze rzeczy, które musicie ustalić:

Czy bierzecie ślub kościelny czy cywilny?

Jeśli cywilny – to w urzędzie czy poza nim (np. w plenerze w stylu boho)?

W jakim klimacie ma być Wasza wymarzona uroczystość? Marzycie o dużym tradycyjnym weselu z poprawinami czy kameralnym, eleganckim przyjęciu w hotelu lub zabytkowym dworku dla najbliższych?

Czy chcecie zorganizować wesele w miejscu zamieszkania, czy wolelibyście gdzieś wyjechać z dala od miasta (np. Mazury, Kaszuby, góry, morze)?

To niezbędne do ustalenia budżetu weselnego, listy gości oraz wyboru miejsca na wesele.

3. Lista gości weselnych

Niezależnie od tego, czy planujecie duże, czy małe wesele, stworzenie listy gości to spore wyzwanie. Zawsze istnieją pewne ograniczenia i nigdy nie da się zaprosić wszystkich – więc ten punkt to prawdziwa lekcja sztuki kompromisu. Jak stworzyć listę gości, by nie zerwać zaręczyn (ani nie zniechęcić rodziców)?

Zacznijcie od ustalenia priorytetów. Niech każde z was wypisze listę osób, bez których nie wyobrażacie sobie tej uroczystości.

Jeśli rodzice dokładają się do wesela, mogą mieć pewne oczekiwania co do zaproszonych gości. Kolejny krok to omówienie z nimi, kogo chcieliby zaprosić ze swojej strony.

Na tym etapie często okazuje się, że… listę trzeba nieco ograniczyć. Pora więc rozpocząć negocjacje. Przyjmijcie jeden klucz: np. nie zapraszamy nikogo z dalekiego kuzynostwa. Albo: w przypadku rodzeństwa rodziców zapraszamy tylko dorosłych, bez dzieci.

# WARTO WIEDZIEĆ: Z reguły ok. 10-15% zaproszonych z różnych przyczyn nie pojawi się na weselu.

4. Budżet wesela

Cena wesela – najważniejsze koszty:

• Koszt talerzyka, czyli cena przyjęcia: około 140 – 350 zł za osobę, czyli dla 100 gości to koszt od 14 000 do 35 000 zł (stanowi to zazwyczaj 30-50% wydatków weselnych)
• Stroje pary młodej i dodatki: 6 000 – 10 000 zł (15-20% wydatków)
• Obrączki: 1 500 – 7 000 zł (5-10% wydatków)
• Muzyka (zespół lub DJ, wodzirej): 1 500 – 8 000 zł (5-10% wydatków)
• Fotograf: 2 000 – 5 000 zł (5-10% wydatków)
• Ślub: 1 000 – 3 000 zł (5% wydatków)

Jak opracować budżet wesela?

Własne oszczędności. Jeśli organizujecie wesele sami, oszacujcie ile jesteście w stanie zaoszczędzić do ślubu. Niech to będzie racjonalna prognoza, uwzględniająca wasze stałe miesięczne koszty, jak również pewną rezerwę na te nieprzewidziane (np. naprawy). Jeśli planujecie remont domu lub chociaż pomalowanie mieszkania z okazji ślubu, to również te wydatki odejmijcie od oszczędności.

Teraz pora na sponsorów. Jeśli w organizacji wesela pomagają Wam rodziny, warto już na tym etapie porozmawiać z nimi o finansach. Musicie wiedzieć, jaką kwotę planują Wam przekazać.

Pieniądze z prezentów (kopert) od gości weselnych. Możecie założyć, że otrzymacie średnio 200 – 400 zł od zaproszonych gości. Ale bądźcie rozsądni, na weselu świat się nie kończy. Sugerujemy, żeby kwoty z prezentów nie brać pod uwagę przy ustalaniu kosztorysu wydarzenia.

Udało Wam się ustalić ostateczną kwotę? Czas zaplanować wydatki. Na pewno w trakcie organizacji wesela sporo się jeszcze zmieni, ale trzeba stworzyć ramowy budżet, który pomoże utrzymać kontrolę nad kosztami.

Najlepiej rozbić budżet na dwie części. Jedną są koszty stałe, które obejmują oprawę wesela (np. zespół muzyczny, dekoracje) i stroje pary młodej. Druga to koszty uzależnione od liczby gości (jedzenie, alkohol, noclegi). Dzięki takiemu rozdzieleniu, łatwiej będzie ci kontrolować wydatki.

# WSKAZÓWKA: w budżecie wesela załóż około 5% na nieprzewidziane koszty. To, że się pojawią jest równie pewne, jak to, że w trakcie organizacji imprezy pojawią się między wami różnice zdań.

Teraz przejdźmy do najważniejszych zadań w organizacji wesela i ślubu.

5. Sala weselna (i inne miejsca na wesele)

Macie już ustalony budżet, wstępny termin, listę gości oraz wizję wymarzonego ślubu – teraz pora na najważniejszy punkt: znalezienie idealnego miejsca na wesele.

Zaczynamy od wyboru lokalizacji. Warto wziąć pod uwagę kilka opcji (chyba, że decyzja ta zapadła już na etapie koncepcji ślubu):

Miejscowość rodzinna panny młodej (lub pana młodego) – tradycyjnie wesela odbywały się u panny młodej, ale coraz więcej par zrywa z tą tradycją. Weźcie pod uwagę przede wszystkim własny komfort oraz to, skąd jest większość Waszych gości.

Okolice miasta, w którym obecnie mieszka para młoda – najwygodniejszy wariant z perspektywy organizatorów ślubu, którzy mieszkają w dużym mieście i właśnie tam chcieliby zorganizować wesele np. w Warszawie, Krakowie, Trójmieście, Poznaniu lub Wrocławiu. Ale warto się zastanowić, czy odległość od rodzinnych miejscowości nie będzie przeszkodą dla Waszych gości.

Wesele wyjazdowe – np. nad morzem, na Mazurach, w górach, za granicą. Czasami zorganizowanie wyjazdowego wesela w małej miejscowości na Mazurach może się okazać tańsze niż impreza w lokalu w dużym mieście, nawet jeśli w pierwszym przypadku dojdzie koszt noclegów dla gości. Ale może też być na odwrót – warto więc dobrze przeliczyć każdy wariant. Organizacja wesela w innej części Polski lub za granicą może się też wiązać z dodatkowymi kosztami – np. koniecznością opłacenia biletów lotniczych najbliższej rodzinie lub zapewnieniem noclegu.

# WAŻNA DECYZJA: CZY ZAWSZE TRZEBA PŁACIĆ ZA NOCLEGI GOŚCI?

Według niepisanej zasady, jeśli wesele odbywa się w pobliżu miejsca zamieszkania gości (maksymalnie do 30-40 minut drogi), organizatorzy nie mają obowiązku pokrywać kosztów noclegu. W przypadku imprez wyjazdowych, to już indywidualna kwestia. Coraz częściej organizatorzy decydują się na opłacenie tylko części noclegów (np. dla najbliższej rodziny). Nie zapomnijcie jednak wtedy poinformować o tym gości z wyprzedzeniem!

Następny krok to wybór lokalu na wesele.

Jaki obiekt wybrać, biorąc pod uwagę dostępny budżet, listę gości i waszą wizję wesela? Jest kilka możliwości:

Sala weselna (bankietowa) lub dom weselny

Specjalizuje się w organizacji wesel, więc odpadnie wam sporo zadań (np. załatwienie tortu czy dekoracji). W cenie talerzyka zazwyczaj są już uwzględnione ciasta, owoce i dodatkowe napoje. Ma ograniczoną bazę noclegową, więc to dobry pomysł, jeśli większość gości jest z okolicy. Odpowiednia dla małych, średnich i dużych wesel. Większość obiektów ma gotowe oferty, które są podzielone na różne pakiety, w zależności od menu. Koszt wesela najczęściej podaje się od osoby – to tzw. koszt „talerzyka”.

Hotel

Daje możliwość zapewnienia noclegu gościom. Odpowiedni zarówno na małe, średniej wielkości, jak i większe wesele. Często dysponuje więcej niż jedną salą – więc jednego dnia mogą być organizowane dwie lub więcej imprez równolegle.

Restauracja

Sprawdzi się jeśli większość gości jest z okolicy. Odpowiednia na małe lub średniej wielkości wesele (maksymalnie do 150 osób, choć są wyjątki) albo jeśli organizujecie uroczysty obiad zamiast wesela. Może mieć ograniczenia dotyczące czasu trwania imprezy. Nie zawsze dysponuje parkietem (a często jest on mniejszy niż sale bankietowe czy domy weselne)

Ośrodek wypoczynkowy lub agroturystyka

Zazwyczaj jest położony w malowniczym miejscu i dysponuje sporym plenerem – w sam raz na uroczystość na łonie natury. Dysponuje bazą noclegową, więc to dobry pomysł na wyjazdowe wesele. Odpowiedni na średniej wielkości i większe. Niektóre ośrodki specjalizują się w organizacji wesel, co ułatwi wam organizację.

Zabytkowe miejsce na wesele

Umożliwia zorganizowania bardzo eleganckiego przyjęcia (najczęściej w pałacu, zamku, dworku lub zabytkowej rezydencji). Dysponuje bazą noclegową. Zazwyczaj jest otoczone sporym ogrodem, w którym można zorganizować uroczystość plenerowej. Wbrew obiegowej opinii wesele w takim miejscu wcale nie musi być dużo droższe niż w sali bankietowej, hotelu czy ośrodku.

Folwark, Stodoła, Ceglarnia

Umożliwia realizację oryginalnej koncepcji (np. wesele w oranżerii, industrialnej przestrzeni starej fabryki czy stodole). Idealne dla par, którym zależy na stylowym, niebanalnym weselu i pięknej oprawie. Większość takich miejsc ma gotową ofertę ślubną, ale w niektórych będziecie musieli sami zapewnić catering, wyposażenie sali weselnej czy nagłośnienie. Często obowiązuje tu ściśle określona estetyka, a miejsca te współpracują tylko z wybranymi firmami dekoratorskimi.

Wesele w plenerze

Idealna opcja dla wszystkich, którzy marzą o efektownym weselu w stylu amerykańskim. Wymaga zapewnienia namiotu lub częściowego zadaszenia, parkietu, stołów, krzeseł, oświetlenia i innych elementów wyposażenia. Jeśli odbywa się z dala od innych obiektów, konieczne jest również doprowadzenie mediów, zapewnienia zaplecza gastronomicznego i sanitarnego oraz wielu innych udogodnień. Ile kosztuje wesele w plenerze? Często więcej niż średniej klasy uroczystość w sali weselnej. Dochodzi sporo kosztów, takich jak: wynajęcie namiotu z parkietem, wynajęcie stołów, wynajęcie krzeseł czy catering weselny. Często trzeba do tego dodać: wynajem oświetlenia, zastawy i nakryć stołów, przyczepy z łazienkami i umywalkami, podestu dla muzyków, nagłośnienia, dodatkowego namiotu na zaplecze gastronomiczne, ogrzewania (jeśli wesele odbywa się jesienią lub wiosną), a także koszty transportu, montażu i demontażu oraz doprowadzenia mediów. Zorganizowanie wesela w plenerze może więc kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych (nie licząc noclegów i kosztów dodatkowych, jakie ponosi młoda para). Ale spokojnie – można to zrobić taniej! Wystarczy znaleźć miejsce na wesele, które dysponuje namiotem stacjonarnym w pobliżu obiektu weselnego lub wypoczynkowego. A najlepiej ośrodek, który organizuje wesela w plenerze. Dzięki temu odpadnie największy koszt, czyli wynajęcie i rozstawienie namiotu, nie trzeba będzie też zapewniać całego wyposażenia, ani – co najważniejsze – kłopotliwego w organizacji zaplecza sanitarnego i gastronomicznego. Organizując wesele plenerowe w pobliżu innego obiektu, często mamy też możliwość skorzystania z obsługi kelnerskiej i cateringu.

Na co zwrócić uwagę wybierając miejsce na wesele?

• Czy sala weselna jest dostosowana do liczby gości, jaką planujecie zaprosić?
• Czy w obiekcie jest więcej niż jedna sala weselna? Jeśli tak, może się zdarzyć, że obok siebie będą organizowane dwie imprezy. Warto wiedzieć o tym zawczasu, żeby uniknąć niepotrzebnych zgrzytów.
• Czy miejsce weselne oferuje możliwość zorganizowania ślubu (np. w ogrodzie lub specjalnie przystosowanej do tego sali)?
• Ile posiłków oferuje lokal w ramach wybranego menu? Standard to kilka rodzajów przystawek na zimno, ciepła kolacja z dwóch dań na start i trzy dodatkowe ciepłe posiłki w trakcie imprezy.
• Do której godziny będzie obsługa kelnerska i ile osób z obsługi zapewnia lokal w trakcie wesela? Standard to 1 osoba na 10-15 gości, maksymalnie na 20 osób.
• Co jest wliczone w koszt wesela (przystawki zimne i ciepłe, tort, napoje, alkohol, kawa, herbata, słodkości, owoce) – a które z tych kosztów będzie trzeba pokryć dodatkowo?
• Czy lokal zapewnia przywitanie młodej pary chlebem i solą oraz szampana dla gości na wzniesienie toastu?
• Jaki jest koszt zakupu alkoholu za pośrednictwem lokalu – lub koszt tzw. korkowego (czyli opłaty od butelki własnego alkoholu)?

# WAŻNE: Zanim podpiszesz umowę:

Sprawdź w umowie kwoty odstąpienia od niej. Upewnij się, że są korzystne zarówno dla właścicieli obiektu weselnego, jak i dla Was.

Przeczytaj jak najwięcej opinii na temat obiektu. Poszukaj ich na Facebooku, w Google, na TripAdvisorze i Booking.com.

Zobacz to na własne oczy. Nic nie zastąpi bezpośredniego doświadczenia. Dzięki temu zobaczycie, jak wygląda sala weselna na żywo i poznacie menadżera obiektu.

Wysokość zaliczki. Najczęściej to ok. 10% wartości zlecenia. Z reguły organizator dzieli kwotę na trzy części: pierwszą zaliczkę płatną przy podpisaniu umowy, drugą zaliczkę (wpłacaną mniej więcej 2 tygodnie przed weselem) i resztę zapłaty, którą najczęściej uiszcza się dzień po weselu.

#WSKAZÓWKA: Zawsze negocjuj ceny. Przy większej liczbie gości, właściciele obiektu są skłonni je obniżyć  – zarówno w przypadku kosztów wesela, jak i noclegów.